如何做一个精美的PPT

无论是参加国际会议,小组会议还是论文答辩,幻灯片展示都是你工作的重要部分之一。如果幻灯片制作的好,你使用的幻灯片将会使你所陈述的内容具有很强的视觉感,但是想制作精美的PPT,难上加难。

大多数人都知道制作PPT的基本原则,比如不要在幻灯片中放入过多的文字,但是要想制作一个精美的PPT,涉及到的原则比这个复杂的多。

你在电脑屏幕上看到的效果并不是观众所能看到的效果

如果你使用一个高级的笔记本电脑,就分辨率、亮度和对比度而言,电脑屏幕效果可能会相当不错, 但是如果你面对的观众超过3个人,你就不能使用你的电脑屏幕了。投影仪的使用不可能让你的幻灯片效果跟你制作的一样清晰。

房间的格局在一定程度上也会制约PPT的效果。在有梯度座位的专业教室里,大多数的观众都能够看到全部的屏幕。可是大多数情况下,你将在座位高度相同的多功能厅展示PPT,这就意味着大多数的人只能看到屏幕的一部分。

如果你想让你的观众都能看到幻灯片里的内容,下面的这些原则必须记住:

避免在幻灯片里使用华丽的背景

我经常使用全白或全黑的背景,最大可能使背景与我的文字形成强烈的对比。白色最方便使用(尤其是当我想把幻灯片打印出来时),这也是我通常的选择,但是黑色也不错,当走到屏幕前面我不会让投影机所蒙蔽。

当然使用一点背景颜色也是可以的,但这并不会添加任何有价值的东西。避免使用颜色梯度(也许在你的电脑屏幕上看起来效果很好,但是在低质量投影仪下会出现条纹),并且避免使用照片或任何类型的复杂结构作为背景。

使用无衬线字体

因为投影屏幕比你的电脑屏幕大很多,你有可能看到图像中单个像素。这会使衬线字体看起来有点糟糕,因为他们往往在字的笔画开始、结束的地方有额外的装饰,而且笔画的粗细会有所不同。。

无衬线字体通常是简单的,没有额外的装饰,而且笔画的粗细差不多。Arial或者 helvetica是安全的选择。

同时,还要确定幻灯片中字体的大小足够让大教室最后一排的人看到。可以把幻灯片下载到你的手机上,看看你是否能轻松阅读。

使用幻灯片的上半部分

除非你打算为一个座位有梯度差的专业场所展示幻灯片,那里的观众具有无障碍视野,不然请尽量使用幻灯片的上半部分。这限制了每张幻灯片所包含的内容。

确保图表是清晰

确保幻灯片中的图表都是清晰的。这意味着需要使用比你将印刷出来的图表更大的图表,同样使用无衬线字体。

不要使用视频或动画,除非你必需使用

有些时候,工作内容只能通过视频展现出来,但是在幻灯片展示时经常会遇到技术性问题(尤其是你将使用教室规定的电脑而不是你自己的电脑)。如果你将在一个 会议上进行PPT展示,而你又必需使用视频,你应该在演讲前测试视频是否可以播放(可以在休息的时候或在会议开始之前),同时准备一系列的静态图像作为一 个备份。

内置的幻灯片切换动画以及使文本从屏幕边缘飞入的效果用处不大。

打破PPT格式

到目前为止,上面所说的所有要点,都是对幻灯片设计内容进行约束的,但是在这些约束条件下,你仍然能够做出一个富有创造力的PPT。

典型的幻灯片格式为标题后跟一个项目符号列表,这样的格式显得有点沉闷。它给出的空间远远多于标题需要的空间。

同样的信息能够通过不同的有趣的方法来展示,你可以摆脱典型的幻灯片布局。在上面给出的第二个例子中,标题做得更小,并且放到了角落里,这就给重要的内容 提供了更多的空间。垂直线的添加能够使观众视觉兴趣提高并且把标题和内容联系在了一起。第三个例子,把内容分裂成两个方面起到了强调的效果。这些都比经典 布局更加有趣生动而且并没有过于复杂。

适当的准备防止表现不佳

比幻灯片更重要的是适当的准备。

大声的练习你的讲稿并且确保:

能在有限的时间展现出来。

熟悉你的幻灯片,并且当幻灯片转换到下一张时,你并不会感到惊讶。

了解你的开场白和结束语。

同时你必须记住在有限的时间内,你不可能做的尽善尽美,囊括所有的内容。留下一点内容,如果观众想知道更细节的内容,让你的观众问问题。

【作者】:James Hayton

【来源】:原文:jameshaytonphd.com,翻译:唧唧堂