有礼冷漠?错,英国人超会“乔”事情

有礼冷漠?错,英国人超会“乔”事情

提到“乔事情”,多数人脑中大概会浮现比较负面的印象,也有不少人会觉得这是亚洲人特有的做事风格,不过真是如此吗?

与其说是乔事情,倒不如以“投其所好”来形容。在英国,也有些人性格比较左右逢源,但他们通常不是为了自己的利益才乔事情,身边的人常是事后回想起来,才发现整件事对那个人来说是有利可图的,但最重要的是,他同时也会将别人的利益纳入考量。

在工地的施工现场,我们有时得在高处施工,或在大量的建材中移动、穿梭,随时都可能发生危险,所以同事之间的沟通就更显重要。某次的作业现场,有许多工程师和工人,讲起话来带着浓浓的英格兰北方腔调。再加上,建案现场十分吵杂又满是沙尘,让人完全听不懂他们在说什么。但在来回几次沟通后,总算是渐渐听习惯了,也很快就与体格壮硕但性格温和的工人熟稔起来。

其中,这位带有英格兰北方腔调的工程师,特别擅长和别人打好关系,也就是说他很能投其所好。

经我观察后,我发现跟同事联系时,他使用的联络方式有固定的优先顺序。例如现场发生问题时,他会先当面询问我的意见。如果我不在,他就会想办法留下纸条,之后还会主动打电话来确认。要是我不方便或没接到电话,他最后才会寄电子邮件,而且每次联络的模式都差不多。

有时候就连很小的事,他也都会特地来办公室找我,一开始我会觉得诧异:“这点小事,传封电子邮件告诉我就好了呀!”但之后仔细想想,他联络方式的优先次序其实意外的重要。

在建案现场的建筑师团队中,当时所有成员都是年轻人。这个习惯使用电脑的年轻团队,大多会以“电子邮件 → 电话 → 当面交谈”的顺序,跟别人沟通和联系。像要麻烦别人办事时,与其亲口交办,不如写封电子邮件告诉对方,也比较没有心理上的负担。

但是,用电子邮件通常不容易把细节都交代清楚,而且最重要的是,工程师会联络后端的建筑师,常常是要改变设计或订正错误,也就是说建筑师多半不喜欢听到这种讯息。因此,如果没有精准的传达这些细节,双方就会产生不必要的误会。

后来,团队里的其他建筑师,也陆续被这位给带有北方口音的工程师给收服,只要是他的要求,大家几乎都会照办。他就这样时常晃来办公室,用奇妙的口音,逗得大家哈哈大笑。虽然想着“真拿他没办法”,但大家还是甘愿帮他的忙。

英国人这样“乔事情”

我从这位工程师身上学到,怎么拜托,比拜托什么事情更重要。或许是因为,我曾在现场接触过这类的沟通高手,对居中斡旋、投其所好这类的技巧也很熟悉。

因此,我也会用点技巧来制作会议纪录。开完定期会议后,如果我有提出在下次会议前,必须定案的企画,就会迅速把自己负责的部分,制作成纪录,并用电子邮件寄给会议的专案经理和与会者。

即使当期有负责制作会议纪录的人,定期会议中往往有多项议题需要讨论,所以总是会遗漏某些资料。对此我也会一同把那些议题记录下来,方便大家在下一次定期会议前查询、浏览。这份非正式文件的内容通过审阅后,也可能直接成为正式的会议纪录。

这也是一种乔事情的技巧。只要标明“敬请参阅”等字样,在下次的会议中,就能先提出自己报告书现场讨论。制作成纪录还能事前提供资讯,协助与会者了解状况。也曾有同事很感谢我原创的会议纪录,这博得了些许的信任感。

这么看来,乔事情也可以说是,致力于提升沟通的质量。这可不是只靠讨别人欢心,或向特定人士提供有利的情报这么简单。

在工作的第一线,沟通最为重要。正因如此,像刚才提到那位有口音的工程师不愿透过电话、电子邮件联络,而是亲自去见对方,绝非是小题大作。说得更白一点,有时候当面被骂,也是重要的工作之一。人是情感的动物,很多时候,不过度仰赖现代科技,靠着面对面谈话,也能让双方的关系有意外的进展。

作者简介:山嵜一也

一级建筑士。山嵜一也建筑设计事务所代表。

1974年生于日本东京都。芝浦工业大学研究所肄业。后于2001年只身赴英,以观光签证的身分应征当地五百家以上的公司,被其中59家直接谢绝面试,就此展开在英国的建筑生涯。任职于Hakes Associates时,以游客中心的设计入选RIBA奖。之后转任Allies & Morrison公司,负责欧洲最大地铁转乘站──国王十字圣潘克拉斯站的设计现场监察。其后负责制作伦敦奥运整体规画模型、参与后奥运主要计画架构、格林威治马术竞技场的现场监督工程。

(来源:台湾大是文化出版《用心的草率:看似不认真的英式精准,却是成熟的做事智慧》)